Organiser l'assemblée générale de son club de tennis de table
L'assemblée générale, c'est le grand rendez-vous annuel du club : on fait le bilan de la saison, on vote le budget et on réélit le bureau. Bien préparée, elle passe en une heure dans la bonne humeur. Mal préparée, c'est la course de dernière minute. On vous donne la méthode, étape par étape.
Pourquoi (et quand) tenir une AG
Votre club est très probablement une association loi 1901. Si la loi de 1901 n'impose pas en soi une AG, vos statuts, eux, prévoient quasi toujours une AG ordinaire annuelle — et elle est attendue par la fédération, la mairie et vos financeurs. La plupart des clubs la tiennent en fin de saison (mai à juillet) ou en début de saison suivante, selon les statuts.
1. La convocation
La convocation officialise l'AG. Elle doit partir dans le délai prévu par vos statuts (souvent 15 jours avant) et indiquer :
- la date, l'heure et le lieu ;
- l'ordre du jour détaillé ;
- les modalités de pouvoir / procuration en cas d'absence.
Envoyez-la par email à tous les licenciés (et affichez-la au club). Pensez à joindre un modèle de pouvoir.
2. L'ordre du jour type
- Rapport moral du président (bilan de la saison, temps forts).
- Rapport d'activité sportive (résultats des équipes, école de ping, événements).
- Rapport financier du trésorier (comptes de la saison) + quitus.
- Budget prévisionnel de la saison à venir.
- Montant des cotisations pour la saison prochaine.
- Élection / renouvellement du comité directeur ou du bureau.
- Projets et perspectives.
- Questions diverses.
3. Le déroulé le jour J
- Émargement : faites signer une feuille de présence (et collectez les pouvoirs).
- Vérifiez le quorum avant d'ouvrir la séance.
- Déroulez l'ordre du jour, point par point, en soumettant chaque rapport au vote.
- Notez précisément le résultat de chaque vote (pour / contre / abstentions).
- Terminez par un moment convivial — c'est aussi ça, la vie du club.
4. Le procès-verbal (PV)
Le PV est la mémoire officielle de l'AG. Il reprend la date, le lieu, les présents et excusés, l'ordre du jour, un résumé des débats et surtout le résultat des votes (rapports approuvés, budget voté, membres élus). Il est signé par le président et le secrétaire et conservé dans les archives.
5. Après l'AG
Si le bureau a changé (président, secrétaire, trésorier), pensez à déclarer la modification (en préfecture / via le service en ligne des associations) et à informer la fédération, la mairie et la banque. Diffusez le PV aux adhérents.
Gagner du temps sur la paperasse
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